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2. Perspectiva: Processos Internos - Eficiência Operacional
OTIMIZANDO PROCEDIMENTOS E ROTINAS
A metodologia de simplificação de
processos e descentralização foi otimizada
pela elaboração de procedimentos e rotinas
da PGE. O planejamento estratégico também
passou a contar com rotinas específicas, bem
como o Centro de Estudos Jurídicos (Cejur)
que, passou a observar o Manual de Rotinas
criado pela Portaria nº 211/2014. Destacam-
-se os seguintes resultados:
✓
Descarte de processos e documentos
antigos.
Em 2014 a Procuradoria-Geral do Es-
tado implantou o Alfresco, sistema de Ges-
tão de Documentos Eletrônicos, administra-
do pelo setor de arquivo da PGE. O sistema
possibilita o
processo de digitalização dos
arquivos físicos
, viabilizando em seguida, o
processo de descarte.
✓
Implantação de Rotina de
backup.
Para garantir a segurança dos arqui-
vos digitais da PGE foi implantada em 2014
uma
rotina de
backup
de toda a base de da-
dos, que é realizado de forma incremental
de segunda a quinta, e completo nas sex-
tas-feiras. Além disso, complementando a
segurança dos sistemas da procuradoria, foi
implantada em 2015 a rotina de
backup
de
todos os sistemas da PGE.
OUTRAS MELHORIAS IMPLANTADAS
✓
Ações de ajustes do Planejamento Estra-
tégico decorrentes das reuniões “GEN”, de
forma a alinhar-se permanentemente com
os indicadores e as metas, conforme as va-
riáveis circunstanciais.
✓
Disponibilização do Sistema de Gestão de
Projetos - GPWEB (preparação para o próxi-
mo ciclo de planejamento estratégico).
✓
Implantação do sistema eletrônico
para controle e gestão de arquivos digitais
(Alfresco).
O PROCESSO DE DESCENTRALIZAÇÃO
Para o processo de descentralização
foram publicadas 29 portarias de delegação
de competências. Esta ação viabilizou a di-
fusão das responsabilidades na estrutura
hierárquica, com as respectivas concessões
de poderes correspondentes, e tornando os
processos mais céleres na instituição.